Die Einführung eines IT-Systems bringt veränderte Arbeitsabläufe und den Bedarf einer angepassten Arbeitsweise mit sich. Eine strukturierte Begleitung dieser Veränderung ist notwendig, um die Akzeptanz des IT-Systems und der damit zusammenhängenden Prozesse sicherzustellen. Im Projekt zur Einführung der elektronischen Studierendenakte an der Universität Mainz wurden begleitend zum IT-Einführungsprojekt ein intensives Veränderungsmanagement und Organisationsentwicklung durchgeführt:
Das Team der Studierendenadministration organisierte die Verteilung seiner Arbeit über viele Jahre auf Basis von Buchstabenbereichen. Die Mitarbeitenden teilten sich die Bearbeitung unterschiedlicher Anliegen entlang der Anfangsbuchstaben der Namen der Studierenden. Die Einführung der e-Akte führte dazu, dass Anliegen nicht mehr postalisch empfangen und alphabetisch sortiert wurden, sondern direkt im System strukturiert nach Inhalten eingingen. Eine prozessorientierte Zuordnung der Aufgaben lag nahe. So entstand die Idee, die Verteilung der Arbeit zu verändern und mit neuen, elektronischen Prozessen sinnvoll zu verzahnen.
Dies führte zu einer großen Unsicherheit im Team, da zu diesem Zeitpunkt noch keine Vorstellung eines alternativen Arbeitens existierte. Sehr früh wurde die Sorge geäußert, dass bei anderer Verteilung sich jede/r die liebsten Aufgaben – die Lieblingsgummibärchen – herauspickt, während andere, unbeliebtere Aufgaben liegenbleiben. Das Team war mit der Frage konfrontiert: Was passiert, wenn niemand rote Gummibärchen mag?
Es reicht nicht aus, nur über die Verteilung von Aufgaben zu sprechen, sondern es muss grundlegender gestartet werden: Wie kann gut im Team gearbeitet werden? Was ist Gerechtigkeit? Dazu wurden mit dem gesamten Team Leitlinien zur Zusammenarbeit und Gerechtigkeit erarbeitet. Im Zuge dessen wurde das Bild der Gummibärchen oftmals herangezogen. Gerecht, so wurde deutlich, muss nicht immer nur gerecht verteilt im Sinne der Quantität der Arbeit bedeuten. Es gibt unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen im Team, auf die man eingehen muss. Trotzdem galt: Wir brauchen auch eine Lösung für die roten Gummibärchen! Die grundlegende Auseinandersetzung mit der zukünftigen Zusammenarbeit wurde ergänzt durch eine Struktur der anfallenden Aufgaben über den Semesterverlauf: Was fällt wann an? Was hat wann Priorität?
Auf Basis der Leitlinien, ergänzt durch die Strukturierung der anfallenden Aufgaben und gestützt durch ein neues Austauschformat im Team, wurde der Veränderungsprozess ermöglicht. In Retrospektiven arbeitet das Team aktuell weiter an der Optimierung der Zusammenarbeit.
Im Vortrag werden Dr. Vanessa Hilleringmann und Georg Rams von der myconsult GmbH gemeinsam mit Nadine Bohne von der Uni Mainz den Ansatz anhand visueller Eindrücke näher erläutern. Wir laden Sie herzlich ein, sich den Vortrag anzuhören: "Und was passiert, wenn niemand die roten Gummibärchen mag?“ #CIHH2022 (Do. 17.11.2022, 14:30-16:30)