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Digitalisierung nach dem S.M.A.R.T.-Prinzip: Ein Projekttagebuch eines Einführungsprojektes in Corona-Zeiten

Vortrag von Julia Döring, Stabstelle Strategische Digitalisierung HS Flensburg und Dr. Gerlinde Fischer, Vorstand der ihb eG im Rahmen der Campus Innovation 2021

Hochschulen profitieren, wenn sie ihre Prozesse und Bedürfnisse genau analysieren, untereinander abstimmen und mit den Anbietern von Campus-Management-Systemen (CMS) smarte Kooperationen bei der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen eingehen. Unser Projekttagebuch einer erfolgreichen Einführung nach der S.M.A.R.T.-Methode zeigt, dass eine Big-Bang Umstellung eines komplexen Prüfungsmanagementsystems in nur 3,5 Jahren trotz Corona möglich ist.

Der Prüfungsmanagementprozess sowie die Umsetzung der Bologna-Anforderungen sind an Hochschulen vielfältig und individuell. Trotzdem sollen Prozesse möglichst automatisiert ablaufen. Dies erfordert vor der Ausschreibung eine Prozessanalyse rund um den Student Life Cycle, um die Abhängigkeiten zwischen den bestehenden Abläufen und Anwendungssystemen zu identifizieren.

Die Hochschule Flensburg wendete das S.M.A.R.T.-Prinzip bei einem Digitalisierungsprojekt nach dem Best-of-Breed-Ansatz, der Einführung eines Prüfungsmanagementsystems von der Vorabanalyse über eine europaweite Ausschreibung bis zum Einführungsprojekt, konsequent an.

S: Systematische Szenarien-Analyse als Entscheidungsunterstützung  
M: Modellierung und Analyse von Verwaltungsprozessen 
A: Ausschreibung anhand eines Anforderungskataloges mit gewichteten Kriterien
R: Risiko- und Ressourcenmanagement 
T: Teamwork und Partnerkooperationen mit den anderen Hochschulen und Softwareherstellern 

Bei der Vorabanalyse stellten sich 22 Prozesse innerhalb des Prüfungsmanagements als systemrelevant heraus. Diese wurden in einem strukturierten Anforderungskatalog mit festen Zeithorizonten für die Ausschreibung und die spätere Einführung abgebildet.

Das Institut für Hochschulsoftware Bamberg eG gewann die Ausschreibung mit FlexNow, einem Anwendungssystem zur flexiblen Abbildung der Prüfungsmanagementprozesse. FlexNow überzeugte nicht nur mit der Abbildung der fachlichen Anforderungen, sondern auch mit einer Schnittstellentechnologie, welche eine Kommunikation mit unterschiedlichen Anwendungssystemen, insbesondere Campus-Management-Systemen, ermöglichte. Die Herausforderung in der Einführung bestand darin, FlexNow in die Prozessstruktur der Hochschule zu integrieren und gleichzeitig die notwendigen Schnittstellen zu den anderen CMS-Systemen in dem vorgegebenen Zeithorizont und in Abstimmung mit den Entwicklungszyklen anderer Anbieter zu realisieren.

Eine Big-Bang-Umstellung in nur 3,5 Jahren trotz Corona ist eine stolze Leistung aller Beteiligten und Ergebnis einer engen und vertrauensvollen Arbeit zwischen Akteuren. Nur erreichbare Ziele können motivieren und werden von den Beteiligten akzeptiert. Mit einem Satz: S.M.A.R.T. geplant und smart umgesetzt. Dieses Einführungsprojekt kann als Pilot für die prozessorientierte Digitalisierung dienen, ist skalierbar und kann auf andere Hochschulbereiche oder auf andere Hochschulen übertragen werden.

Unsere Erfahrungen, als Hochschule und als Anbieter den Best-of-Breed-Ansatz umgesetzt zu haben, möchten wir mit der Digitalisierungscommunity teilen: im Vortrag am 19.11.2021 in der Session Campus Management und OZG.

Das Institut für Hochschulsoftware Bamberg eG ist Partner der Campus Innovation 2021.