An der Universität Hamburg waren die Datenlotsen als technischer Dienstleister an der Einführung des Campus Management-Systems „Stine“ beteiligt. Stephan Sachse Geschäftsführer der Datenlotsen Informationssysteme GmbH, erläutert, warum Hochschulen neue technologische Antworten auf aktuelle Herausforderungen brauchen.

Wieso benötigen Unis heute neue Software-Systeme, um ihre Verwaltungsvorgänge abzuwickeln?

Mit dem aktuellen Transformationsprozess auf dem Weg zu einem gesamteuropäischen Bildungsraum sind zahlreiche Herausforderungen verbunden. Mit den neuen Bachelor- und Masterstudiengängen in modularisierter Struktur und der Übergangszeit mit den bisherigen Diplom- und Magisterstudiengängen, gilt es unter anderem, eine vervielfachte Anzahl von Prüfungsordnungen abzubilden, die in ihrer Komplexität nicht mehr auf ein Blatt Papier oder in eine Excel-Tabelle passen. Das Gleiche gilt für Prüfungen, die in den neuen Strukturen studienbegleitend absolviert werden. Statt nur noch Scheine für einzelne Veranstaltungen zu sammeln, müssen Bachelor- oder Masterstudierende nun jedes Modul mit einer oder mehreren Prüfungen abschließen. Der administrative Aufwand für die Hochschulen steigt mit den neuen Strukturen künftig um das 10fache und mehr. Ohne entsprechende Software, die diesen Mehraufwand auffängt, ist der Studienbetrieb dann nicht mehr vorstellbar.

Womit arbeiten Hochschulen historisch?

Typischerweise sind diverse Systeme im Einsatz, die durch Eigenentwicklungen ergänzt werden. Diesen Insellösungen – also separate IT-Systeme, die verschiedenen Zwecken dienen – fehlt aus unserer Erfahrung jedoch meist eines: die Verbindung ihrer Einzelteile. Diese Systeme arbeiten meist autark voneinander, was unter anderem dazu führt, dass dieselben Daten mehrfach eingegeben werden müssen. Beispielsweise werden die Daten eines Studierenden heute oft in verschiedenen Systemen der Hochschule vorgehalten. So gibt es ein System für die Studierendenverwaltung und daneben verschiedene Systeme der Fakultäten für Veranstaltungsanmeldungen oder die Erfassung der Prüfungsleistungen. Durch die fehlende Verknüpfung untereinander muss ein Studierender immer wieder neu in diesen Systemen erfasst werden. Das kostet Zeit und belastet die Mitarbeiter, was sich Hochschulen weder finanziell noch organisatorisch leisten können.

Die Datenlotsen haben ein "integriertes" System entwickelt. Was ist der Vorteil?

Ein integriertes System ist zunächst einmal eine Lösung, die die Prozesse einer Organisation abdeckt – und zwar in ihrer Gesamtheit. Des Weiteren vereint es verschiedene Anwendungen und Funktionalitäten innerhalb einer zentralen Lösung, sodass die Nutzer nur eine Software bedienen, anstatt zwischen vielen verschiedenen wechseln zu müssen. Ein integriertes System ist somit eine Lösung, die Prozesse effizienter gestaltet und sie vor allem für die Nutzer einfacher und schneller macht. So müssen beispielsweise die Daten nur einmal eingegeben werden und können dann entsprechend weiter verarbeitet werden. Alle Akteure arbeiten somit auf dem aktuellen Datenbestand. So wird der universitäre Alltag für alle Akteure effizienter, angenehmer und transparenter.

Wie wird CampusNet an den Hochschulen implementiert?

Die Implementierung von CampusNet stößt an den Hochschulen üblicherweise eine Diskussion über den Bestand historischer Strukturen und Prozesse an. Mit Blick auf die Zielstellung der Hochschule werden diese analysiert, optimiert und gemeinsam mit den Akteuren – den Mitarbeitern, Lehrenden und Studierenden umgesetzt. Diese Ergebnisse werden dann in der Software abgebildet, die schließlich die verschiedenen Nutzergruppen in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Damit starten die Hochschulen einen Prozess, der andernfalls nur schwer durchführbar wäre.