Netzbasierte Assessments und Bewerbungen, Online-Einschreibungen und Semesterrückmeldungen, Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen über das Internet, Prüfungs- und Testergebnisse per Mouseclick, Veranstaltungsservices und –benachrichtigungen über Änderungen per SMS, selbstständiges Ausdrucken von Einzel- und Zwischenergebnissen, unkomplizierte Übertragung von Prüfungsleistungen und ECTS Punkten an Partnerhochschulen sowie onlinegestützte Alumnibetreuung – sieht so das Studium der Zukunft aus?

Ein Blick in unsere Hochschulen zeigt, dass einige dieser Visionen punktuell schon Realität sind. Der Verwaltungsalltag an deutschen Hochschulen ist aber eher durch singuläre, nicht ganzheitliche IT-Lösungen und eine fehlende Interoperabilität von IT-Systemen geprägt. Diese „Insellösungen“ prägen den Service, der häufig noch optimierungsfähig ist.

Hoher Innovationsdruck

Die Studierenden bemerken diese Defizite: Die Services und die Organisation des Studienaufbaus und -ablaufs sind für sie weitaus beklagenswerter als die Qualität der Lehre selbst. Aber nicht nur die Forderungen der Studierenden nach besseren Services erhöhen den Innovationsdruck und die Notwendigkeit zur Modernisierung an den Hochschulen. Daneben üben die steigende Konkurrenzsituation und der Wettbewerbsdruck unter den wissenschaftlichen Institutionen (auch bedingt durch eine wachsende Autonomie der Hochschulen und die Exzellenzinitiativen), kurz- bis mittelfristig zunehmende Studierendenzahlen, die Veränderung der Lernbiographien hin zum lebenslangen Lernen sowie die höheren Ansprüche der Generation „Google“ einen spürbaren Druck auf die IT-unterstützte Reform der Hochschulen aus.

Bologna und die Folgen

Vor allem aber die zwei entscheidenden Veränderungstreiber gilt es in diesem Zusammenhang gesondert zu nennen. Zum einen die annähernd flächendeckende Einführung von Studiengebühren und zum zweiten – und wichtigsten Treiber – der Bologna-Prozess mit seinen vielfältigen Auswirkungen und Anforderungen auf die unterschiedlichsten Hochschulbereiche. Aus diesen Umfeld- und Einflussfaktoren ergeben sich eine Reihe von Konsequenzen für die Hochschuleinrichtungen, die sowohl auf die Bereiche Lehre und Forschung, als auch auf die Verwaltungsebenen und die Hochschulorganisation ausstrahlen. So entsteht durch den Bologna-Prozess und die dadurch bedingte Studienreform auf BA/MA-Studiengänge ein erheblicher personeller und organisatorischer Mehraufwand. Damit einher geht auch ein höheres Aufkommen von Lehrveranstaltungen, Prüfungsleistungen, Assessments etc., die zu einer Mehrbelastung des Lehr- und Verwaltungsbereiches führen.

Gestiegene Ansprüche

Um den gestiegenen Qualitätsansprüchen der Bildungsnachfrager gerecht zu werden, ist zudem eine signifikante Steigerung der Qualität und des Angebotumfangs von Services notwendig. Darüber hinaus ziehen die Forderung zur Unterstützung des lebenslangen Lernens eine Erweiterung des Bildungsangebotes der Hochschulen auch im Bereich der berufsbegleitenden Aus- und Weiterbildung nach sich, was wiederum einen erhöhten Aufwand für Lehre und Verwaltung bedingt. Damit einher müssen dann auch neuartige Bildungsangebote bzw. Vermittlungsformen (E-Learning, Web 2.0, Podcasts usw.) gehen, welche die geforderte Steigerung von Flexibilität und Mobilität der Studierenden gewährleisten.

IT-Unterstützung notwendig

Die unter anderem durch den Bologna-Prozess bedingten Herausforderungen und vor allem die dadurch erzeugten Organisations- (Reorganisation), Kapazitäts- (Lehrkräftebedarf) und Flächeneffekte (Raumbedarf), lassen sich zukünftig nur noch durch eine geeignete IT-Unterstützung bewältigen. Im Zuge dieser Diskussion werden seit einigen Jahren mit zunehmender Intensität Campus Management Systeme als die Infrastrukturlösung genannt. Campus Management-Lösungen bieten fakultätsübergreifende Abbildungen aller relevanten Verwaltungsbereiche des student-life-cycle von der Bewerbung und der Studierendenverwaltung über die Prüfungs- und Lehrveranstaltungsverwaltung bis hin zur Alumnibetreuung.

Wettstreit der Campus Management-Systeme

Dabei lassen sich zwei unterschiedliche Strategieansätze von Campus Management Systemen unterscheiden: integrierte und modularisierte Systemlösungen. In diesem Zusammenhang wird unter einer integrierten Lösung ein System verstanden, das alle relevanten Prozesse des student-life-cycle in einem System und in einer Datenbank abbildet. Damit sind auch eine nahtlose Interaktion und ein direkter Austausch von Daten innerhalb der einzelnen Prozessbereiche verbunden. Integrierte Systemlösungen kommen derzeit z.B. an der Universität Hamburg (CampusNet der Firma Datenlotsen) und der Freien Universität Berlin (SAP) zum Einsatz.

Hingegen wird unter einer modularisierten Lösung der Einsatz von unterschiedlichen Softwarebausteinen für die Abbildung der verschiedenartigen Verwaltungsprozesse interpretiert (z.B. HIS-Module „ZUL, SOS, POS und LSF“ wie sie an vielen Hochschulen zum Einsatz kommen). Diese Softwaremodule eines oder mehrerer Hersteller lassen sich zu einem kompletten Campus Management-System vernetzen. Dies ermöglicht theoretisch eine Zusammenstellung der jeweils besten Modulangebote. Im Kontext einer vernetzten Anwendung kumuliert müssen diese aber nicht zwangsläufig den höchsten Nutzen erzeugen. Bei diesen Systemen ist ein erhöhter Aufwand für die Datenmigration bzw. für den kontinuierlichen Datenaustausch unter den verschiedenartigen Modulanwendungen notwendig. Gleichzeitig steigt der Aufwand für die Implementierung und Pflege von mehreren Datenbanken.

Mittel- bis langfristig werden sich aber voraussichtlich wegen der konsistenten Datenhaltung und des geringeren Aufwands für die Systembetreuung nur integrierte Lösungen am Markt durchsetzen können.

Vorteile eines Campus Management-Systems

Die vielfältigen Vorteile eines Campus Management-Systems sind aber beiden Strategieansätzen im Kern gemein:

• Betreuung und Begleitung der Studierenden entlang des gesamten student-life-cycle (vom Assessment bis zum Alumni)
• Self Services über das Web für Studierende (Semesterrückmeldungen, Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, personalisierter Stundenplan, Leistungsübersichten, Druck von Zwischenleistungen usw.)
• Web-Zugang zu Services für Lehrende und Verwaltungsmitarbeiter (Einrichtung von Lehrveranstaltungen, vereinfachte Kommunikation und Organisation von Lehrveranstaltungen, Bereitstellung von Informationsmaterialien usw.)
• Abbildung von automatisierten Planungsroutinen (z.B. Raumplanungsmanagement)
• Optimierung von Verwaltungsprozessen und Reduzierung des Aufwandes
• Integrationsmöglichkeiten zur hochschulinternen Systemlandschaft (Schnittstellen zu weiteren Verwaltungsanwendungen, Lernmanagement-Systemen)
• Garantie der Studierbarkeit des Studienprogramms
• Instrumentarium für das Hochschulcontrolling zur Optimierung der Mittelverwendung auf Basis von umfangreichen und datenkonsistenten Statistiken
  

Hoher Einführungsaufwand

Bei all diesen offensichtlichen Vorteilen darf aber nicht vernachlässigt werden, dass die Einführung eines Campus Management System auch mit relativ hohen Implementierungs- und Folgekosten sowie mit sehr umfangreichen Veränderungsprozessen innerhalb der Hochschulorganisation verbunden ist. Dies bezieht sich sowohl auf organisationale Aufbau- und Ablaufprozesse als aber z.B. auch auf Themen wie die Studierbarkeit und Rechtssicherheit von Prüfungsordnungen. Auch wird sich die bisher eher reduzierte Interaktion der Fachbereiche und Lehrkräfte mit den Studierenden- und Prüfungsverwaltungen in Zeiten modularisierter Bachelor- und Masterstudiengänge in kontinuierliche Kooperationsprozesse transformieren müssen.

Mittelfristig weniger Belastung

Demgegenüber steht aber die Chance, die nachweislich steigenden Aufwände mittelfristig ohne eine Mehrbelastung der bestehenden oder gar eine Ausweitung der personellen Kapazitäten bewältigen zu können – und das alles bei einer gleichzeitig signifikanten Verbesserung der Servicequalität für die Studierenden, Dozierenden und Verwaltungsmitarbeiter. Es gilt also frühzeitig diesen Herausforderungen zu begegnen und die dafür notwendigen Weichen zu stellen.

Campus Management in Hamburg

Diese Notwendigkeit wurde auch am Wissenschaftsstandort Hamburg erkannt. So wird an der Universität Hamburg bereits ein integriertes Campus Management-System eingeführt. Darüber hinaus wurden im Rahmen des eCampusII-Projektes hochschulübergreifende Infrastruktur- und Integrationsprojekte in Zusammenarbeit des Multimedia Kontor Hamburg mit den sechs öffentlichen Hamburger Hochschulen u.a. in den Bereichen "hochschulweites Campus Management", "hochschulübergreifendes Identity Management", sowie "Studienverlaufsstatistik und Controlling" gemeinsam initiiert.

Autor: Dr. Marc Göcks

Marc Göcks ist Geschäftsführer des Multimedia Kontor Hamburg.